İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası, Provanya Dijital Ticaret (“Şirket”) tarafından toplanan kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak saklanması, imha edilmesi ve bu süreçlerin yönetilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

1. Kayıt Ortamları

Kişisel verileriniz, Provanya tarafından tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla aşağıdaki ortamlarda güvenle saklanmaktadır:

• Elektronik Ortamlar: Şirket sunucuları, bulut veri tabanları, bilgi güvenliği cihazları (firewall vb.), yazılım programları, e-posta kutuları.
• Fiziksel Ortamlar: Kağıt evraklar, yazılı sözleşmeler, basılı faturalar, arşiv dosyaları.

2. Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler, Şirketimizin ticari faaliyetlerini sürdürebilmesi, taraf olduğumuz sözleşmelerin ifası ve mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla saklanmaktadır. Saklama süresinin dolması, sözleşmenin feshi, açık rızanın geri alınması veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren hukuki dayanağın ortadan kalkması durumlarında, bu veriler ilgili yönetmeliklere uygun olarak imha edilir.

3. Saklama ve İmha Süreleri

Provanya bünyesinde işlenen kişisel veriler, ilgili kanunlarda öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreler boyunca muhafaza edilir. Temel saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

• Üyelik ve Müşteri Kayıtları: Üyelik sona erdikten sonra 10 yıl (6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu gereği).
• Finansal ve Fatura Kayıtları: Fatura tarihinden itibaren 10 yıl (213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı TTK gereği).
• Web Sitesi Trafik (Log) Kayıtları: 2 yıl (5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Kanunu gereği).
• Ticari Elektronik İleti Onay Kayıtları: Onayın geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl (6563 Sayılı ETK gereği).

4. İmha Yöntemleri

Kanun ve Yönetmelik uyarınca, verilerin saklanmasını gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde Provanya aşağıdaki imha yöntemlerini kullanır:

• Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. (Örn: Veritabanından satır silme).
• Yok Etme: Kişisel verilerin bulunduğu veri saklama ortamlarının (sunucu diskleri, fiziksel belgeler) geri döndürülemeyecek şekilde fiziksel olarak yok edilmesi veya kriptografik olarak silinmesidir.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. (Örn: İstatistiksel analiz için kimlik detaylarının maskelenmesi).

5. Periyodik İmha Süreleri

Provanya, Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir. Bu kapsamda, her yılın Haziran ve Aralık aylarında, saklama süresi dolmuş kişisel veriler tespit edilerek Periyodik İmha Tutanağı ile kayıt altına alınır ve imha edilir.